メール連絡でクライアント様から受けた苦情。

私はコミュニケーションが苦手ですが、仕事のために一生懸命丁寧で誠実な対応と態度を心がけておりました。
しかし、ある日から会社にメール機能が追加され、クライアント様との連絡及び交渉、アポ取りなどは全てメールを介して行うという決まりが作られました。
私はこれまでメールをあまりしたことがなく、やり方などもほとんど分からず戸惑っていました。

会社としては電話をかけても繋がらないクライアント様が多いため、いつでも送っていつでも相手が返信できるメールでの連絡の方がお互いのストレス削減につながるという計らいでした。
私も不慣れながら送信することとなりましたが、それが失敗に繋がりました。
とあるクライアント様で、２０代女性の方がおりました。
若いながらも仕事で関わる機会が多い方で、メール好きということもあり、会社からの連絡をメールにする旨をお伝えしたところ大変便利だと喜ばれていました。
メールで挨拶を交わし、アポ取りを行うようになって数か月。
この方から苦情を受けることとなりました。

「いつでもと言われも送るタイミングにも内容にも悩みますし、大変気を遣います。」とのことで。
会社の上層部からは「いつ送って頂いても構いませんし、必ず２４時間以内には返信を行っております。内容も用件を簡単に述べてもらうだけで構いませんので、難しく考えずに送って頂いて構いません。」とお伝えしました。
しかし、クライアント様は「堅苦しいテンプレートのメッセージが送られてくるためやはり返信の内容に頭を抱えてしまいますし、気を遣います。」と言ってメール連絡を辞退されました。

私の送った内容が「それではまた後日よろしくお願いします。」などの定型文を繰り返す形となっており、受け取った側はロボットとメールをしているようだと捉えたとのことでした。
元々コミュニケーションが得意な方ではなかった私でしたが、今回のメール連絡を機にさらに自信がなくなりました。
定型文ではなく、心のこもったメッセージを送るというのがこんなにも難しいものだとは思いませんでした。